So regeln Sie Verantwortlichkeiten bei Bauvorhaben effektiv

Besonders in Gemeinschaftspraxen, in denen mehrere Ärzte gleichberechtigt sind, ist es sinnvoll bei Umbau oder Neubau der Praxis vorab die Verantwortlichkeiten im Team zu klären. Machen Sie sich gemeinsam klar, welche Arbeit, Zeit und Verantwortung jeder Einzelne in die Bauaufgabe einbringen kann. Die Menge der fremden Themen, die regelmäßig nötigen Abstimmungen und Unwägbarkeiten am Bau bringen auch stresserfahrene Teams oft an ihre Grenzen. In welchen Bereichen eine Aufteilung von Verantwortlichkeiten sinnvoll ist, lesen Sie im Folgenden.

Im Vorfeld der Suche nach einem geeigneten Mietobjekt oder während erster Umbauideen, sollte überlegt werden, ob die Verantwortlichkeiten im Praxisinhaberteam aufgeteilt werden können. Folgende größere Bereiche sind auch bei dem Ausbau durch den Vermieter oder bei Begleitung durch einen Fachmann im Team zu verteilen:

• Suche Mietraum und Abschluss Verträge
• Kostenübersicht, Kostenverfolgung
• Gestaltungsverantwortung, Optimierung der Arbeitsabläufe, Orientierung
• Umsetzung CI (ev. gleichzeitige Überarbeitung des Außenauftritts)
• Verantwortung für fristgerechte und richtlinienkonforme Ausführung, Bauüberwachung

Für diese Themen empfiehlt es sich einen Verantwortlichen aus dem Team der Praxisinhaber zu bestimmen. Die Grundlage zur Raumordnung, wie die Menge der Arzt- und Nebenzimmer, der Wartebereiche und die sinnvolle Gestaltung der  Arbeitsabläufe sollte vorab im Team festgelegt werden. Das Briefing eines Fachmanns und die weitere Abstimmung zu den Gestaltungsfragen sollte schließlich nur von einem Verantwortlichen übernommen werden.

Kosten

Die Kostenverantwortung, wie die Freigabe der Angebote und Aufträge sowie entsprechende Zahlungen, können in einer Hand liegen. Für den zweiten großen Bereich, der Begleitung der inhaltlichen Bauaufgabe, findet sich vielleicht ein Praxisinhaber, der vor Bauthemen nicht zurückschreckt und die Veränderung gerne begleitet.

Berichterstattung

Je früher diese Verantwortlichkeiten klar definiert sind, desto zeitsparender kann vorgegangen werden. Wichtig ist vorab festzulegen,  wie oft und in welchem Umfang im Team Bericht erstattet und abgestimmt werden soll. Hier sollte sich keiner ausgeschlossen und uninformiert fühlen. Hingegen eine Abstimmung in großer Runde zu jedem Detail führt in der Regel zu keiner Entscheidung und kostet nur Zeit.

Zeitmanagement

Insbesondere bei größeren Bauvorhaben – als Neubau oder großer Umbau – ist es essenziell die Bauherreninteressen in wöchentlich oder zweiwöchentlich stattfindenden Baubesprechungen zu vertreten. Hier empfiehlt sich die Vertretung durch einen Fachmann, der mit Protokollen der Baubesprechungen regelmäßig alle Beteiligten übersichtlich informieren kann und zusätzlich die besprochenen Punkte schriftlich festhält, um Missverständnisse – auch mit anderen am Bau Beteiligten – effektiv zu vermeiden.

• Grundriss / Raumordnung für optimale Arbeitsabläufe
• Gute Gestaltung für Orientierung und Strukturierung z.B. am Empfang, CI sollte einfließen
• Lichtkonzept und gute Akustik unterstützen die Orientierung und optimieren die Arbeit
• Detailliert durchdachte Elektroplanung – nichts ist schlimmer, als Steckdosen an der falschen Stelle in neu gestalteten Räumen
• Planung und Prüfung der Ausführung der verschiedenen Gewerke
• Eventuell ist ein Bauantrag zu einer Nutzungsänderung nötig
• Vorschriften aus Gesundheits- wie auch Arbeitsstättenverordnungen sind zu beachten
• Individuell geplante Möblierung, die den Arbeitsablauf enorm unterstützen kann
• Bauzeiten – ein guter Bauzeitenplan hat eine zuverlässige Fertigstellung zur Folge
• Kostenverfolgung, z.B. Gesamtübersicht durch Zusammenstellung der Mehrkosten vom Vermieter und der Kosten für den selbst zu tragenden Innenausbau
• Bauleitung –Notwendigkeit regelmäßiger, fachkundiger Koordination auch bei Ausbau durch Vermieter

Gesamtkonsens schaffen

Der Infokasten listet alle Themen auf, die bei Bauvorhaben in der Praxis besondere Beachtung finden sollten. Diese sollten verantwortlich geteilt oder komplett oder in Teilen von einem Fachmann übernommen werden und in regelmäßigen Abständen mit dem Bauteam abgestimmt werden. Nur die großen Präsentationen wie Vorentwurf, Entwurf und Detaillierung der Möbel sollten einmal dem ganzen Ärzteteam vorgestellt werden, um einen Gesamtkonsens zu gewährleisten. Ein Innenarchitekt, als unabhängiger Dritter, hat dann in diesen Terminen auch die Möglichkeit Wünsche und Vorstellungen der anderen Ärzte aufzunehmen und kann sie noch einfließen lassen. Eine individuelle Gestaltung der einzelnen Arztzimmer kann bei Beibehaltung der auf die Arbeitsabläufe abgestimmten Möblierung erfolgen (s.Abb.1).

Planung und Kontrolle

Falls der Ausbau vom Vermieter übernommen und durchgeführt wird, sollte eine Überprüfung der Übereinstimmung der Planung mit den detaillierten Bedürfnissen der Praxis sichergestellt werden. Wenn z.B. für spätere Nachrüstung von Klimageräten Vorkehrungen getroffen werden sollen, muss dies frühzeitig sehr gut geplant und kontrolliert werden. Eine im Detail angepasste Möblierung, z.B. Arbeitstische oder der Empfang  mit versteckten Kabelkanälen, erfordert eine genaue Planung, Abstimmung sowie Prüfung – in diesem Fall der Elektroplanung und der Schreinerdetails.

Suche einer Mietfläche

Mit der Suche einer Mietfläche sollte auch nur ein Arzt betraut werden, da in diesem Schritt viel Zeit vergeudet werden kann. Falls eine Fläche sinnvoll erscheint, empfiehlt sich dringend die Planung der möglichen Raumordnung im Grundriss durch einen Fachmann, um hier zügig zu einer Entscheidung zu kommen. Eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften, Raumhöhen, Wasseranschlüsse etc. sollte einfließen und bereits während der meist längeren Mietvertragsverhandlung kann weiter am Grundriss z.B. mit Varianten gearbeitet werden – ohne Verzögerung kann es dann nach Übergabe der Fläche mit dem Bau losgehen.

Gestaltungsfragen

Bei Uneinigkeit der Inhaber bezüglich der Gestaltung, ist es sinnvoll den Innenarchitekten ein auf die Räumlichkeiten, Corporate Identity und die Praxisanforderungen abgestimmtes Farb- und Gestaltungskonzept vorstellen zu lassen, dem sich dann meistens alle anschließen können. Ein professionelles Konzept verbindet Farben, Details z.B. zur Orientierung und eine sinnvolle Aufteilung der Bereiche zu einer angenehmen, aufgeräumten und persönlichen Atmosphäre (s.Abb. 2).

 Licht

Das Lichtkonzept soll vor allem der Betonung der wichtigen Orientierungspunkte, der Unterstützung der Atmosphäre z.B. im Wartezimmer und der arbeitsstättengerechten Beleuchtung der Arbeitsplätze dienen und sollte vom Innenarchitekten realisiert werden.

Akustik

Ein großes Thema, das am Ende häufig ungelöst bleibt, ist das Thema Akustik – sowohl am Empfang, als auch im Wartebereich und in den Arztzimmern. In der Regel sind die als Praxen angebotenen Mietflächen nur 2,50 m hoch, so dass eine großflächige, Lärm absorbierende Fläche an der Decke nicht realisierbar ist und somit nur eine akustische Ertüchtigung der Wände in Frage kommt. Den Schall effizient schluckende Absorber können heute als ansprechende, wertige Bilder oder großflächige, zum Konzept passende, Gestaltung der Wände ausgeführt werden. Farblich abgestimmte Naturthemen verbreiten eine entspannende Wirkung, mindern Ängste und erzeugen Wohlbefinden.

Fazit

Eine frühzeitige Klärung der Verantwortlichkeiten ist – auch bei einem Ausbau durch den Vermieter oder Begleitung durch einen Fachmann – essenziell. Der zusätzliche Stress, der bei Bauvorhaben auf den Schultern der Bauherren ruht, sollte soweit wie möglich verteilt und minimiert werden – schließlich haben Sie andere, wichtigere Aufgaben!